Zo maak je een veilige kopie van je identiteitsbewijs

Het komt regelmatig voor dat bedrijven of organisaties vragen om een kopie van jouw identiteitsbewijs. Soms is dat verplicht en is het nodig om iemands identiteit vast te kunnen stellen. Denk dan aan je werkgever of aan banken. Maar dat geldt niet in alle situaties. Sterker nog, soms maak je jezelf daarmee kwetsbaar voor identiteitsfraude. Welke bedrijven en instellingen mogen ernaar vragen? En hoe maak je een veilige kopie van je identiteitsbewijs? Dat lees je in dit artikel.

Banken en werkgevers zijn natuurlijk voor de hand liggende voorbeelden, maar ook verzekeraars, notarissen, overheidsinstanties en zelfs casino's mogen je om een kopie van je identiteitskaart vragen.

Daarbij moeten ze je wel informeren over de wettelijke verplichting: het moet duidelijk zijn met welk doel ze een kopie nodig hebben en welke gegevens zichtbaar mogen zijn. Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is namelijk gebonden aan regels, en deze regels staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

In de praktijk blijkt echter dat ook andere bedrijven om kopieën van legitimatiebewijzen vragen, zoals telecombedrijven, hotels, autoverhuurbedrijven of webshops. En dat kan bepaalde risico’s met zich meebrengen.

In deze gevallen wil het nog weleens gebeuren dat er om meer informatie wordt gevraagd dan wettelijk toegestaan en noodzakelijk is, want lang niet al deze partijen mogen zomaar een kopie van je identiteitsbewijs opvragen waar alle persoonsgegevens op te zien zijn.

Er zijn gelukkig mogelijkheden om veilige kopieën van je identiteitsbewijs te maken, zodat je de kans op fraude tot een minimum beperkt. Hoe je dat precies doet, bespreken we aan het einde van dit artikel.

Een identiteitskaart is een uniek, persoonsgebonden document, net als een paspoort of een rijbewijs. Op dat document staan dan ook de nodige persoonsgegevens, waaronder je naam, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN).

Met deze gegevens kunnen kwaadwillenden een hoop schade aanrichten. Zo is het voor iemand die over deze gegevens beschikt mogelijk om op jouw naam een telefoonabonnement af te sluiten of om leningen aan te vragen. Vervolgens eindig jij met gepeperde rekeningen en een hoop stress.

Om die reden is het slim om nooit zomaar een kopie te laten maken van je identiteitsbewijs, ook niet als bedrijven ernaar vragen. Ga in deze gevallen altijd eerst na of het wel écht noodzakelijk is en vraag of ze je kunnen informeren over de wijze waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt.

De Rijksoverheid stelt dat er slechts enkele organisaties zijn die een kopie van jouw identiteitsbewijs mogen maken. Als voorbeeld worden overheidsinstanties, banken, notarissen, levensverzekeraars, casino’s en je werkgever genoemd.

Andere bedrijven en organisaties mogen soms ook om identificatie vragen en zijn in bepaalde gevallen wettelijk verplicht om een aantal gegevens van je identiteitsbewijs over te nemen, maar mogen géén kopie van je identiteitskaart maken.

In dat geval spreken we van 'legitimatie' of 'identificatie'. In die gevallen hoef je geen kopie af te staan, maar kan de betreffende instelling volstaan met het noteren van het documentnummer en de vorm (bijvoorbeeld 'paspoort' + 'nummer').

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een helder en compleet overzicht gemaakt met antwoorden op de vraag wat je in de meest voorkomende gevallen met je identiteitsbewijs moet doen.

En ook de Consumentenbond heeft een handig artikel geschreven waar ze de regels in een aantal specifieke, herkenbare situaties toelichten.

Maak je een printje of een kopie van je identiteitsbewijs? Dan is het slim om misbruik van je persoonsgegevens te voorkomen. Aangeraden wordt om je burgerservicenummer altijd onleesbaar te maken, tenzij het bedrijf of de instelling wettelijk gemachtigd is om dat op te vragen.

De Rijksoverheid deelt daarvoor de volgende tips:

- Maak je burgerservicenummer onleesbaar. Doe dit óók in de cijferreeks onderaan het document
- Schrijf op de kopie duidelijk leesbaar dat het een kopie betreft
- Schrijf op de kopie voor welke instantie, dienstverlener of product de kopie is bedoeld
- Schrijf op de kopie ook de datum waarop je de kopie afgeeft

Een andere optie is het gebruik van de app KopieID. Deze app is speciaal ontwikkeld door de Rijksoverheid voor het maken van veilige kopieën van je identiteitsbewijs.

Met behulp van deze app kun je allerlei persoonsgegevens doorstrepen en onleesbaar maken. Denk dan niet alleen aan je burgerservicenummer, maar ook aan zaken als je pasfoto of je handtekening.

De app biedt daarnaast de mogelijkheid om de kopie te voorzien van een watermerk. In het watermerk kun je het doel omschrijven en de datum noteren waarop de kopie is gemaakt.

Tot slot biedt de app nog de mogelijkheid om een bewerkte kopie op te slaan voor toekomstig hergebruik. En krijgen fraudeurs om wat voor reden dan ook tóch een kopie in hun bezit? Dan wordt het dankzij onleesbaar gemaakte elementen en het watermerk weer een stuk moeilijker om ermee te frauderen.

De KopieID-app kun je hier downloaden: Google Play Store (Android) en Apple App Store (iOS)

Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, Consumentenbond, Rijksoverheid