Je leest nooit 'heel even' je mail

Ben jij een taakswitcher? Het is een retorische vraag, want we switchen allemaal tussen taken en we doen het vaak ook. Het antwoord op deze vraag is voorspelbaar, helder en bijna universeel. Een ingewikkelder en belangrijker vraag is: hoeveel tijd denk je kwijt te zijn aan dit switchen van de ene naar de andere taak?

Zoals bij veel van onze alledaagse uitdagingen, moeten we hierbij met drie factoren rekening houden:

1) De eerste factor die we mee moeten nemen is de tijd die we kwijt zijn aan de secundaire taak. Stel je voor, je bent druk bezig met een of andere ingewikkelde beschrijving van een probleem en je komt op een bijzonder lastig punt. Je loopt vast en boekt een paar minuten lang geen echte vooruitgang. Dus denk je bij jezelf: ‘Laat me een kleine pauze nemen, van vijf minuten, en deze tijd gebruiken om mijn e-mail bij te werken.’ Twintig minuten later ben je nog steeds je mail aan het beantwoorden en ben je – ten onrechte – best tevreden met jezelf, zoals wij allemaal als we die inbox wat leger weten te maken. Nog eens tien minuten later ben je eindelijk weer bezig met je ingewikkelde taak. Als je op je horloge had gekeken, zou je je realiseren dat deze taakswitch je direct 30 minuten heeft gekost.

2) De tweede factor waar we rekening mee moeten houden is het vertraagde effect van switchen, wanneer we alweer terug zijn bij onze hoofdtaak. Je denkt nu waarschijnlijk dat dit effect positief zal zijn, dat het switchen je geholpen heeft. Dat je, zodra je terugkeert naar je hoofdtaak, helemaal opgeladen bent en klaar om te gaan met die banaan. Dit geloof in ‘switch-hulp’ is de reden waarom zo veel mensen zo vaak switchen. Helaas, is het onwaarschijnlijk dat het zo werkt. Zeer waarschijnlijk ben je de eerste tien minuten maar deels bezig met je ingewikkelde taak en kom je er niet meteen helemaal in. In werkelijkheid betaal je voor dat switchen nog wel eventjes de prijs, in de vorm van een lage productiviteit.

Wat kunnen doen om dit probleem te verhelpen? Hoe zorgen we ervoor dat wanneer we denken dat we een pauze van vijf minuten willen nemen, dat dit ook echt is wat willen doen en dat het bij vijf minuten blijft? Om meer van dit soort discipline te kweken moeten we óf zelf meer gedisciplineerd zijn (heel moeilijk), óf zorgen dat we betere productiviteitstools in handen krijgen, die ons kunnen help op dit hogere niveau van verantwoordelijkheid en discipline te komen.

P.S: In alle eerlijkheid moet ik erop wijzen dat ik meerdere keren mijn e-mail heb gecheckt terwijl ik dit schreef. Dat is hoogstwaarschijnlijk de reden waarom ik niet ben toegekomen aan de derde factor van tijdverspilling. Misschien de volgende keer. P.P.S: En in nog meer eerlijkheid moet ik erop wijzen dat we onlangs een bedrijf mede hebben opgezet om dit soort opgaven aan te pakken.

Dit artikel verscheen op de website van Dan Ariely. Je kunt Dan Ariely ook op Twitter volgen